供应商告知函

抚顺特钢供应商供货流程
告知函


尊敬的供应商:
很高兴您能成为抚顺特殊钢股份有限公司的合格供应商,首先感谢您对我司采购工作的支持与配合,我们始终秉持着与各供应商合作共赢,并坚持我们长期合作的关系,共同提高产品质量,为更好的保证各供应商在我司供应链环节的顺畅进行,请各供应商在后续送货时务必做到以下几方面,请各供应商配合执行: 

一、我公司所有采购的物资都必须签订合同,在合同内容中,对供货时间、数量、质量等内容都有明确要求,请供应商严格的遵守合同中的约定。

二、原材料每批来料要附上该批来料的材质证明(其中包括公司名称,合同号,产品名称,质量标准,生产批号、规格型号或牌号、数量、检测项目及数据,包装编号、车号等信息并加盖检验章)及检验报告(请在发货前一天将此信息传递到供应处执行科);如包装为吨袋或铁桶包装,包装要坚固耐用,包装上须注明产品名称、规格型号、生产厂家等标识,包装袋、铁桶不回收,确保途中不受损,若损坏卖方免费调换。另外包装袋上必须注明阿拉伯数字流水号,以发货批次为单位进行编号。例如一批500吨,按每吨1件就是500件,包装袋外面标识的序列号就是从1—500#。以车为单位,进行连续编号,如500吨装10车辆,1号车1—50#,2号车51-100#,以此类推。数字流水号必须要使用油漆喷印,喷印字迹大小(每个字)为8cm*10cm,字迹清晰、端正,严禁出现遗漏号、重复号、涂改号等情况。流水号要在包装袋上部1/3位置处标识2个(正对方向各一个),以便于卸货时检查、核对。请务必将相关信息(包括货物名称、送货车船号码、装载数量、包装袋编号、驾驶员联系方式等)及《产品质量保证书》在发货前一天以传真或短信、微信通知至抚钢供应处执行科对口业务员。如因没有编号或编号不规范等情况,不能办理入库手续,影响卸货的,我司将不承担任何责任,同时我司将依据现场反馈情况给予供应商警告或处罚等措施。

三、产品的检验单或送货单是我司仓库接受产品的必要条件,我司仓库有权拒绝接受单据不全的送货物资。送货单上须注明:公司名称、车号、批号、送货品名、数量等信息;检验单必须清晰明了当为机加工供应商在供货时,请提供纸质检验报告。

四、供应商所供产品装货时请尽量不要将产品堆叠,否则将会增加装卸难度,加长我司装卸时间,造成不必要的损失。

五、车辆送货时,请注意以下几点:
1)车辆进入厂区禁止携带任何钢铁制品、水桶等可疑物品,如果车上有容易引起疑议的设备、配件或其它公司货物时,请务必在进厂时告之门卫,并接受我司门卫人员的检查,如未告之并给我司人员检查到,我司会视情节给予相应处罚;
2)卸货数量以我司地磅量为准,如果送货数量与供应商存在磅差(合同约定之外)时,请及时联系保管员由其反馈给供应处执行科进行处理。

六、车辆进入厂区需减速慢行,要注意行人及车辆安全,人员进入厂房、库房需戴安全帽,要听从指挥,不要随意走动,请供应商送货车辆听从我司仓库人员安排,耐心等待卸货。

七、供应商进货及退货相关流程

1、供应商送货流程:供应商通过传真或短信、微信的形式预报信息传递供应处执行科(请在发货前一天3点前通知)→→供应处执行科经办人员依据预报信息办理收货手续及车辆检斤信息入录→→供应处执行科人员于4点前将入库通知单及相应票据传递到物资管理处→→供应商到指定门卫办理车辆入厂手续→→如需检斤供应商携带入厂检斤卡按无人检斤提示进行检斤→→检斤后到仓库库位保管员进行外观验收并登记→→验收合格卸货后→→出厂

2、供应商退货流程:

          供应处执行科办理退货审批手续→→传递到物资管理处保管员→→供应商与供应处业务员确定何时来车进行退货→→供应处业务员通知物资管理处保管员退货时间→→物资管理处保管员办理出门票→→供应商退货出厂

3、供应商外修业务办理流程:
使用分厂将修理物资返回物资管理处修理库位→→供应商携带修理合同到物资管理处提取修理物资→→物资管理处保管员办理修理物资往返出门票→→供应商携带修理物资出厂
    当修理完成后供应商通过传真或短信、微信的形式预报修理完成后的到货信息(请在发货前一天3点前通知)    供应处执行科经办人员依据预报信息办理收货手续及车辆检斤信息入录→→供应处执行科人员于4点前将入库通知单及相应票据传递到物资管理处→→供应商到指定门卫办理车辆入厂手续→→仓库修理库位保管员进行外观验收并登记→→保管员货物接收签字→→出厂  

4、供应商进厂施工业务办理流程:
供应商通过传真或短信、微信的形式预报信息(请在发货前一天3点前通知)→→供应处执行科经办人员依据预报信息办理收货手续及车辆检斤信息入录→→供应处执行科人员于4点前将入库通知单及相应票据传递到物供处→→供应商到指定门卫办理车辆入厂手续及施工人员登记→→仓库库位保管员进行外观检验并登记→→保管员货物接收签字→→使用分厂确认→→施工人员进行施工→→结束出厂

八、相关处罚

1、数量方面处罚:如预报入库数量与实际到货存在差异,在合同范围约定的将不做处罚,如超出合同约定范围,我司有权对其进行相应的处罚。

2、质量方面处罚:

A、适用范围包括但不限于供应商以下情况: 
1)供应商供货物资在我司检验、生产和市场环节发现重要指标不符合质量标准要求(含供应商提供或发布的质量技术规格资料,或我司技术标准)。 
2)不严格按照我司质量标准执行,私自更改设计、加工工艺等相关技术要求,在我司发生生产、市场质量事故的。
3)偷工减料、简化工序,不按照正常工序进行生产并对我司造成生产、市场不良影响的。 
4)制造商、代理商知情不报,明知道存在批次器件质量问题、隐患,却不顾我司利益,继续欺骗并使我司使用问题产品的。
5)虽非故意所为,但已经给我司造成生产或市场恶性质量事故,如生产中大批量报废或返工维修、市场批量整改。
6)供货产品质量指标达不到我司要求,并且长时间没有得到有效改善的,严重影响我司物资质量指标的。

B、质量反馈及不合格品的处理
1)供应商应设立专门的机构接受和处理供货所发生的品质问题,对我司每一起质量投诉72小时内给予回复,并及时制定出短期解决方案和长远的控制措施,我司将在随后供应商的供货中着重检查、跟进,以判断供应商所采用的措施是否有效。 
2)双方技术、质量方面存在的争议,应以国家标准、行业规定及合同内容,技术协议等为处理、解决依据。 
3)供应商提供的产品、服务如被我司判为不合格,我司将按如下办法处理:
(1)让步接收:我司将按合同之约定进行相应的扣罚
(2)拒收或退回:被拒收或退回的产品,供应商应查明原因,并采取有效的改进措施后方能再次进货,再次进货时,我司做好标识单独存放,不得混批,已经被判定的不合格品,供应商未经任何返修处理再次交付我司检验,一经发现,我司有权作破坏性标识,我司有权退货并扣罚供应商3倍该批产品价值总额的罚款(金额不足¥500元时,按¥500元计)。供应商在收到退货通知的1周内取回其不合格品,逾期则按1%的货值收取储存费,逾期1个月以上未取回,则我司有权对该批产品做出处理。
(3)在生产使用过程中出现质量问题的产品,影响我司正常生产的,供应商应进行等质等量调换,并承担相应的补偿费(工时,材料等消耗),补偿费原则上按为不合格品价值总额的1-3倍,且供应商必须承担造成我司的实际经济损失。 
(4)供应商如有异议,必须于3天内向我司书面提出,否则我司有权按合同或相关规定进行扣款。
(5)供应商提供产品的质量保证期限为供应商产品入我司仓库之日起两年或合同约定的保质期,在经双方确认在质量保证期限内,因供应商所供物料存在质量问题,而造成我司产品在销售或顾客使用过程中出现大的质量事故或严重损坏我司企业形象和信誉的,除由供应商承担我司的相关损失外,我司还将进行追加处罚。
(6)我司根据供应商质量控制或质量状况,有权要求供应商整改,若供应商在我司规定的整改期内未整改或整改后同类问题重复出现,质量水平指标未见改善,我司有权对供应商处进行处罚,并可书面通知供应商停止供货,直至取消其合格供应商资格
         感谢各供应商的大力配合,谢谢!

 

 

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